O tym jak skomplikowanym i pracochłonnym przedsięwzięciem jest cały cykl przygotowania inwestycji pisaliśmy tutaj . Dzisiaj chcemy się skupić na kluczowym etapie przed rozpoczęciem budowy, czyli na wyborze wykonawcy. Krok po kroku - jak wyłonić wykonawcę kontraktu do realizacji największych inwestycji  w przetargu nieograniczonym, w procedurze odwróconej.

Krok 1. Na początek ogłoszenie…

W pierwszej kolejności GDDKiA jako inwestor wysyła ogłoszenie o zamówieniu do publikacji w Dzienniku Urzędowym UE. Po publikacji ogłoszenia w Dz.U. UE, co następuje w terminie do 5 dni, ogłoszenie zamieszczane jest także na stronie internetowej Zamawiającego. Zdarza się, że ogłoszenie publikujemy na naszej stronie jednak już po 48 godzinach, jeszcze przed pojawieniem się ogłoszenia o przetargu w Dz.U. UE. Od tego momentu możemy mówić, że postępowanie zostało oficjalnie wszczęte. Oferenci, wśród których jest przyszły wykonawca, mogą zapoznać się z pełną treścią ogłoszenia oraz Specyfikacją Istotnych Warunków Zamówienia (SIWZ). Zainteresowani znajdą tam szczegółowy opis przedmiotu zamówienia, projekt umowy, warunki jakie muszą spełnić, aby przystąpić do przetargu oraz kryteria, na podstawie których będziemy oceniać złożone oferty.

 

W trakcie przygotowywania ofert możliwe jest rozwianie wszelkich wątpliwości dotyczących przyszłej realizacji zamówienia. Kiedy ogłaszamy przetarg, dążymy do tego, aby oferenci złożyli przemyślaną, dobrze skalkulowaną i optymalną ofertę na całościowe wykonanie konkretnego zadania. Dajemy przedsiębiorcom czas na przygotowanie ofert i rozwiewamy ich ewentualne wątpliwości m.in. udzielając odpowiedzi na pojawiające się pytania. W razie potrzeby podejmujemy również działania ponadstandardowe. Pisaliśmy o tym szerzej tutaj . W tym czasie nie tylko odpowiadamy na pytania oferentów, organizujemy również spotkania przedofertowe, a jeżeli trzeba dajemy przedsiębiorcom więcej czasu na przygotowanie ofert.

 

Zakończeniem pierwszego etapu jest złożenie ofert przez potencjalnych wykonawców. Na pierwszy etap przewidziany jest czas ok. 3-3,5 miesiąca.

 

Krok 2. …później sprawdzamy

To czas otwarcia ofert i ich wnikliwej analizy. Przystępujemy do badania i oceny złożonych ofert. To kluczowy moment dla wykonawców, ponieważ wyjaśni się czy dana oferta została przygotowana prawidłowo i czy jest kompletna.

Weryfikujemy wadium i wszystkie niezbędne pełnomocnictwa. Odtajniamy elementy, które niezasadnie zostały zastrzeżone przez wykonawcę jako tajemnica przedsiębiorstwa, a także poprawiamy omyłki w ofertach w granicach i na zasadach określonych przepisami prawa. Zwracamy się o wyjaśnienia, jeżeli pewne kwestie tego wymagają, m.in. w zakresie zgodności złożonej oferty z treścią SIWZ, czy też w toku badania oferty w kontekście rażąco niskiej ceny.

Na tym etapie dokonujemy także oceny ofert niepodlegających odrzuceniu, w oparciu o ustalone wcześniej kryteria oceny ofert.

Te wszystkie czynności są niezbędne przed sporządzeniem rankingu, którego celem jest wskazanie oferty wstępnie najkorzystniejszej... ale ranking to już kolejny krok.

 

Na ten etap przewidziane są ok. 2 miesiące.

 

Krok 3. Po sprawdzeniu można wybierać…

Zaczynamy od rankingu, którego celem jest wskazanie oferty wstępnie najkorzystniejszej. To również etap, podczas którego wykonawca, na wezwanie, składa szereg dokumentów na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu i nie podleganie wykluczeniu. Wówczas przeprowadzamy szczegółową weryfikację podmiotową wykonawcy, którego oferta została najwyżej oceniona. I tu zauważamy dobrodziejstwo procedury odwróconej. Należy bowiem pamiętać, że w przypadku gdy takiej nie stosujemy, weryfikacja podmiotowa dotyczy wszystkich wykonawców i ma miejsce przed dokonaniem oceny ofert.

Zamiast weryfikować dokumentację podmiotową kilku czy kilkunastu oferentów, skupiamy się na tej jednej, najkorzystniejszej. Oszczędzamy wówczas czas zarówno zamawiającego, jak i samych przedsiębiorców oraz pieniądze tych, których oferta nie została uznana za najkorzystniejszą.

Jeżeli postępowanie przetargowe dotyczy zadania o znacznej wartości, tj. powyżej 20 mln euro i przewidziane jest do współfinansowania ze środków UE, zgodnie z obowiązującymi przepisami podlega dodatkowo obligatoryjnej kontroli Prezes Urzędu Zamówień Publicznych (tzw. kontrola ex-ante). Jeżeli wynik kontroli jest pozytywny, możemy przechodzić do kolejnego etapu, czyli podpisania umowy ze zwycięzcą postępowania przetargowego.

 

Na ten etap przewidziany jest czas ok. 1-1,5 miesiąca.

 

Krok 4. …na końcu podpisujemy umowę

Krok zawarcia umowy jest ostatnim już etapem, co nie oznacza, że nie wymaga jeszcze spełnienia pewnych warunków przez przyszłego wykonawcę. Zanim dojdzie do podpisania umowy, wykonawca wnosi zabezpieczenie należytego wykonania umowy, służące pokryciu roszczeń z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonanie umowy a także roszczeń z tytułu rękojmi za wady.

 

Na ten etap przewidziany jest czas ok. 0,5 miesiąca, choć często uzgodnienia dokumentów gwarancyjnych trwają równolegle z innymi czynnościami i nie powoduje to wydłużenia procedury.

 

Wszcząć przetarg możemy dopiero wtedy, gdy mamy zapewnione źródło finansowania. Potwierdzeniem tego jest uzgodniony przez ministra właściwego do spraw transportu Program Inwestycji, w którym wskazany jest maksymalny poziom wydatków, jaki możemy ponieść na realizację danej inwestycji.

W sytuacji kiedy w wyniku toczącego się postepowania przetargowego wartość złożonych ofert przekracza nasze szacunki, możliwe jest podpisanie aneksu do PI, czyli zwiększenie limitu wydatków na realizację danej inwestycji. Zasadność takiego zwiększenia jest każdorazowo szczegółowo analizowana i tylko w uzasadnionych przypadkach GDDKiA występuje do ministra właściwego do spraw transportu (obecnie Ministra Infrastruktury) o wyrażenie zgody na wzrost wartości kosztów realizacji danej inwestycji. Termin na uzgodnienie PI (lub aneksu do PI) przez ministra nie jest uregulowany w przepisach, natomiast w ostatnich dwóch latach takie uzgodnienie zajmuje średnio około 40 dni.

 

Ochrona prawna i czas

Łączny czas niezbędny do przeprowadzenia skutecznej procedury wyboru wykonawcy szacowany jest aktualnie na ok. 7 miesięcy. Jest to zdecydowanie krócej, niż prowadzone jeszcze nie tak dawno postępowania w trybie przetargu ograniczonego. Skrócenie czasu trwania procedury, poza zmianą samej formuły, możliwe było także dzięki optymalizacji procedur, w tym kryteriów oceny ofert, co pozwoliło w pełni skorzystać z procedury odwróconej. Dochowanie terminu 7-miesięcznego z pewnością wymaga bardzo dużej mobilizacji i zaangażowania ze strony zamawiającego czy także sprawnej kontroli Prezesa UZP, nie mniej w przypadku braku szczególnie niekorzystnego toku zdarzeń jest to termin realny i do tego dążymy. Na czas trwania procedury, o czym często zapominamy, wpływ i to nie mały, mają także sami wykonawcy i jakość składanych przez nich dokumentów i wyjaśnień. Konieczność uzupełniania dokumentów, wielokrotne zwracanie się o wyjaśnienia, to także upływ cennego dla wszystkich czasu.

 

Musimy jeszcze pamiętać, że na każdym etapie postępowania wykonawcom przysługują środki ochrony prawnej. Są to odwołania do Krajowej Izby Odwoławczej, a w przypadku niekorzystnych rozstrzygnięć KIO, skargi do sądu. Nawet jeżeli ostatecznie nie wpływają na rozstrzygnięcia, jakie mają miejsce w toku procedury przetargowej, skorzystanie z nich powoduje wydłużenie procedury od kilku tygodni do kilku miesięcy.

 

Najczęściej stosowany

Oczywiście opisany przez nas sposób wyboru wykonawcy nie jest jedynym (są jeszcze m.in. przetarg ograniczony, czy procedury z elementami negocjacyjnymi), jednak przetarg nieograniczony jest przez nas obecnie najczęściej stosowany.